Privacyverklaring Plants for Health

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Plants for Health, gevestigd te 3583 JE Utrecht aan de Stadhouderslaan 77 en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93914369.

Voor gebruikers van de Plants for Health Kickstart App is er een aparte privacyverklaring voor deze app [link]. Deze is specifiek van toepassing op het gebruik van de app en wijkt op sommige punten af van deze algemene verklaring.

Wij hechten grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en gaan zorgvuldig om met de privacy van betrokkenen. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens, waarom wij deze verwerken, wat uw rechten zijn, en hoe u daar gebruik van kunt maken.

1. Wie zijn wij?
Plants for Health is een organisatie die zich inzet voor het verbeteren van gezondheid en welzijn, onder andere door het aanbieden van zorg, voorlichting, educatie, en begeleiding in een zorgcontext. In het kader van onze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens, waaronder mogelijk ook bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
a) Algemene persoonsgegevens
• Naam, adres, woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Geboortedatum en geslacht
• Bankrekeningnummer (bij betaling)
• IP-adres en browserinformatie (bij websitebezoek)
• Inloggegevens voor cursussen (indien van toepassing)
b) Bijzondere persoonsgegevens (alleen indien noodzakelijk en met toestemming)
• Gezondheidsgegevens (bijv. voedingsstatus, medische achtergrond, dieetvoorkeuren)
• Gegevens over levensstijl en voedingsgedrag
Wij verwerken deze bijzondere gegevens uitsluitend als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, en uitsluitend met expliciete toestemming van de betrokkene of op basis van een andere rechtsgrondslag zoals de behandelovereenkomst of een wettelijke verplichting.

3. Doeleinden van de gegevensverwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor vooraf bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:
• Het leveren van zorg, coaching en begeleiding
• Het opstellen van individuele (voedings-)adviezen of behandelplannen
• Het uitvoeren van een overeenkomst (bijvoorbeeld bij aankoop van een cursus of boek)
• Het informeren over onze diensten en activiteiten (nieuwsbrieven, e-mails)
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplicht

4. Rechtsgrondslagen voor de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:
• Toestemming (bijvoorbeeld voor het gebruik van gezondheidsgegevens)
• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. levering van een product of dienst)
• Wettelijke verplichting (bijv. bewaarplicht facturen)
• Gerechtvaardigd belang (bijv. marketing of interne administratie)
• Vitaal belang of zorgverlening (in uitzonderlijke situaties)

5. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of op grond van wet- en regelgeving. In het algemeen hanteren wij de volgende termijnen:
• Medisch dossier: 20 jaar gerekend vanaf het moment dat het dossier voor het laatst in gewijzigd (dit is een wettelijke verplichting)
• Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Contactgegevens voor nieuwsbrieven: tot uitschrijving
• Overige gegevens: tot maximaal 2 jaar na beëindiging van dienstverlening

6. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, of wanneer wij wettelijk verplicht zijn. Hierbij nemen wij passende beveiligingsmaatregelen.
Voorbeelden van derden waarmee wij kunnen samenwerken:
• Zorgverleners in multidisciplinair verband (met toestemming)
• Hosting- en softwareleveranciers
• Financiële dienstverleners
• Autoriteiten zoals de Belastingdienst (wettelijke verplichting)
Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst af conform de eisen van de AVG.

7. Webinars
Bij de registratie voor een of meer van onze webinars worden uw naam en e-mailadres verzameld ten behoeve van de planning, uitvoering en opvolging van de webinars en meer specifieke communicatie.
Registratie voor Plants for Health webinars vindt plaats op een pagina van het webinar-platform Microsoft Teams of van Zoom dat voor elk van de webinars is aangemaakt. Elke inzameling of verwerking die hier door Microsoft Teams/Zoom wordt gedaan, valt onder de verantwoordelijkheid van Microsoft Teams/Zoom. Als u meer wilt weten over de aard en omvang van de gegevens die door Microsoft Teams/Zoom worden verwerkt, verwijzen wij naar het privacybeleid van Microsoft Teams/Zoom. Microsoft Teams of Zoom is de verantwoordelijke partij aangaande de wet op de gegevensbescherming voor dat onderdeel. Na deze registratie stuurt Microsoft Teams/Zoom deze informatie door naar Plants for Health om de webinars te vergemakkelijken.
Plants for Health behoudt zich het recht voor de webinars vast te leggen en deze geheel of gedeeltelijk te publiceren of beschikbaar te stellen op haar kanalen en/of kanalen van derden. Door deel te nemen aan het webinar en/of een vraag in te dienen (mondeling of schriftelijk), gaat de deelnemende persoon ermee akkoord dat hij of zij in dit verband duurzaam identificeerbaar is en stemt hij of zij in met de publicatie voor onbepaalde tijd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Voorbeelden:
• Versleutelde verbinding (SSL) op onze website
• Sterke wachtwoorden en toegangsbeveiliging
• Beveiligde back-ups en beperkte toegang tot gegevens
• Interne afspraken over gegevensbescherming

9. Geautomatiseerde besluitvorming
Plants for Health maakt GEEN gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens of tot stand komt met toepassing van profiling.

10. Rechten van betrokkenen
U heeft de volgende rechten op grond van de AVG:
• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: in bepaalde gevallen kunnen gegevens worden verwijderd
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op dataportabiliteit: overdraagbaarheid van gegevens
• Recht van bezwaar tegen verwerking
• Recht om toestemming in te trekken (indien verwerking daarop is gebaseerd)
Al de bovengenoemde rechten en verzoeken kunnen worden uitgevoerd door een e-mail te sturen naar info@plants-for-health.nl.
Om er zeker van te zijn dat deze verzoeken door u zijn gedaan, verzoeken wij u een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen. Op deze kopie adviseren wij u om uw paspoortnummer, de foto, de MRZ (machine readable zone) en andere identiteitsnummers onleesbaar te maken. Dit is om uw privacy te beschermen. U ontvangt zo snel mogelijk een reactie, in ieder geval binnen vier weken.

11. Cookies en websitegebruik
Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de werking van de site te verbeteren. Voor tracking- of marketingcookies vragen wij uw toestemming. In onze cookieverklaring leest u meer over het gebruik van cookies.

12. Social media
De website bevat links naar websites van derde partijen, waaronder Instagram. Als u op deze links klikt, zal u worden doorgeleid naar de betreffende website. Het is in dat geval mogelijk dat de website van die derde partij cookies plaatst. Wij hebben hier geen invloed op. Voor meer informatie verwijzen wij naar de privacy statements van deze derde partijen.

13. Nieuwsbrieven en communicatie
U kunt zich bij ons aanmelden voor nieuwsbrieven. Wij gebruiken uitsluitend uw e-mailadres om u te informeren over relevante ontwikkelingen, diensten en inhoud. U kunt zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink in elke e-mail of door contact met ons op te nemen.

14. Klachten en toezichthouder
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Wij nemen privacy serieus en lossen klachten graag samen op.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen in deze verklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen actief.

Datum 24 juni 2025